Skuteczne delegowanie zadań: te zasady musi znać każdy pracodawca

Delegowanie zadań jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy, który jednak może sprawiać niemałe problemy. Nawet w dobrze zorganizowanym zespole zdarzają się nieporozumienia, które mogą później odbijać się na jakości czy terminowości realizacji zleceń. Aby poprawić komunikację i skutecznie delegować zadania podwładny, warto wdrożyć w firmie kilka podstawowych zasad. Wymieniamy je w naszym poradniku.

Jasne wyrażanie swoich oczekiwań

Przełożony nie powinien utrudniać rzeczy, które da się powiedzieć jasno, czasami nawet w żołnierskich słowach. Nie baw się więc w używanie korpomowy, jeśli Twoi pracownicy jej nie rozumieją. Nie musisz udowadniać swojej wyższej pozycji skomplikowanym językiem. Proste komunikaty są najskuteczniejsze, a ponadto dzięki nim możesz później wyciągać konsekwencje wobec niesubordynowanych pracowników – nie będą oni mogli się zasłaniać tym, że nie zrozumieli Twojego polecenia.

Wyznaczaj konkretny cel

Komunikat w stylu: „Panie Marku, proszę zaimplementować to narzędzie, by zwiększyć efektywność projektu” brzmi mądrze, ale nic z niego nie wynika. Marek dowie się tylko, że musi coś zaimplementować, ale już niekoniecznie zrozumie, czego tak naprawdę oczekuje szef. Wyrażaj się więc jaśniej i sięgaj po konkrety. Jeśli chcesz, aby handlowiec sprzedał w ciągu tygodnia 1000 odkurzaczy, to mu o tym powiedz i rozlicz go z wykonanej pracy. Popularne sformułowania typu „zwiększenie efektywności” czy „podwyższenie sprzedaży” to nic innego, jak zwykła wata słowna.

Sprawdzaj postępy w trakcie pracy

Nie musisz oczywiście ciągle kontrolować swoich pracowników, ale jeśli chcesz usprawnić delegowanie zadań i komunikację w zespole, to przynajmniej na początkowym etapie wprowadzania zmian staraj się być na bieżąco z postępami podwładnych. Czyli: zlecając jakieś zadanie pracownikowi, który ma na jego wykonanie na przykład 2 tygodnie, po pierwszym tygodniu zaproś go do gabinetu i poproś o zdanie krótkiego raportu. Będziesz mógł ocenić, czy pracownik rzeczywiście zrozumiał Twoje polecenie. Pozwala to również uniknąć sytuacji, w których pracownik pożytkuje energię na coś, czego od niego w ogóle nie oczekiwałeś.

W usprawnieniu procesu delegowania zadań bardzo dobrze sprawdzają się również narzędzia informatyczne, chociażby systemy klasy ERP, które pozwalają łatwo wyznaczać konkretną pracę członkom zespołu oraz weryfikować postępy i terminowe zrealizowanie zadania.