Dlaczego warto posiadać elektroniczne archiwum dokumentów

Krzysztof Jagielski
23.12.2019

Prowadząc przedsiębiorstwo jest się zobligowanym do tworzenia i gromadzenia dokumentacji. Ta dotyczy nie tylko zagadnień księgowych, ale także kadrowych, marketingowych czy analitycznych. Ilość danych rośnie z tygodnia na tydzień, a w biurze piętrzą się teczki i segregatory, ograniczając przestrzeń do pracy. To jednak nie koniec wad papierowych dokumentów. Oprócz zajmowania coraz większej przestrzeni biurowej papierową dokumentację trudno uporządkować, przechowywać i odnaleźć w niej szybko niezbędne na dany moment informacje. To, dlatego coraz więcej firm decyduje się na digitalizację firmowej dokumentacji i wdrożenie archiwum elektronicznego. Jakie są korzyści z tego rozwiązania?

Elektroniczne archiwum dokumentów to rozwiązanie, po które sięga coraz więcej firm. Na digitalizację decydują się nie tylko międzynarodowe koncerny czy duże firmy, ale też mikro i małe przedsiębiorstwa. Wynika to z tego, że elektroniczne archiwum dokumentów pozwala na oszczędność czasu, miejsca i pieniędzy w firmie.  Eliminuje problem zagubienia czy zniszczenia dokumentów, przyspiesza ich obieg oraz ułatwia dostęp do danych.

Ile trzeba przechowywać dokumentację firmową?

Czas przez, jaki trzeba przechowywać dokumentację firmową, przede wszystkim faktury elektroniczne i papierowe, sankcjonowany jest przez prawo. Mówi ono, że dokumentacja powinna być przechowywana przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku. Dokumenty firmowe przechowywać można zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Możliwość przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 sierpnia 2018 r. o sygnaturze 0114-KDIP1-3.4012.312.2018.1.JF.

Na czym polega digitalizacja dokumentów w firmie?

Digitalizacja firmowych dokumentów polega na masowym skanowaniu papierów w celu stworzenia ich elektronicznych wersji. Zeskanowane dokumenty zapisuje się, w plikach PDF, JPG czy PNG i załącza do systemu jako dokumenty elektroniczne, a ich papierowe wersje niszczy i wyrzuca lub opcjonalnie przechowuje. Warto zaznaczyć, że korzystają z systemu wfirmy, dokumenty przychodowe wystawiane są w elektronicznie, bez drukowania i automatycznie włączane w ramy elektronicznego archiwum. Do zarchiwizowanych dokumentów mają dostęp wszystkie osoby pracujące w ramach konta firmowego i firmowej sieci. Mogą je podglądać w wersji desktopowej oraz mobilnej dowolnym czasie i miejscu.

Zalety przechowywania dokumentów w formie elektronicznej

Posiadanie elektronicznego archiwum dokumentów to szereg zalet dla przedsiębiorstwa. Pierwszą zauważalną jest oszczędne zagospodarowanie przestrzeni biurowej. W biurze nie trzeba wstawiać szaf i półek na segregatory czy teczki. Przestrzeni jest więcej i jest ona bardziej komfortowa. Elektroniczne archiwum to także ograniczenia firmowych kosztów – zrezygnować można z usług wyspecjalizowanych firm outsourcingowych, które zajmują się tworzeniem i zarządzaniem „papierowym” archiwum. Należy także zaznaczyć, że wdrożenie elektronicznego archiwum pozwala skrócić obieg dokumentów o ok.30-50% i o tyle samo skraca się czas, który firma przeznacza na prace administracyjne i bezpośrednio wpływa to na redukcję kosztów.

Kolejnym plusem digitalizacji firmowych papierów jest uporządkowanie firmowych papierów i danych biznesowych zgodnie z przyjętymi przez przedsiębiorcę kryteriami. Dostęp do faktur, pism urzędowych i innych dokumentów będzie błyskawiczny. Przedsiębiorca oraz osoby uprawnione będą miały do nich dostęp przez cały czas i z każdego miejsca. Dzięki temu będzie można efektywniej zarządzać i wykorzystywać dane biznesowe do codziennej pracy. Dużym plusem jest również ich ochrona przed dostępem do nich osób nieupoważnionych.

Artykuł partnera.

Zgłoś swój pomysł na artykuł

Więcej w tym dziale Zobacz wszystkie

Ważne: Użytkowanie Witryny oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie. Szczegółowe informacje w Polityce prywatności.